Planejamento Estratégico: como começar o seu do zero
Olá, bem vindx ao BLOG do time ENACTUS UNIFEI Itajubá! Abaixo você vai encontrar conteúdo sobre: planejamento estratégico, tático e operacional além de duas SUPER PLANILHAS que pode ajudar bastante nesse processo! Vamos lá?
O planejamento estratégico pode parecer um clichê para os times, mas é de fato uma ferramenta muito importante para alcançar os seus objetivos do ciclo/gestão.
De acordo com um estudo feito pela revista The Economist e o Project Management Institute, dos 587 executivos globais seniores entrevistados, 88% alegaram a importância da entrega das atividades baseadas no plano estratégico.
Então é por essa e outras razões que é necessário termos esse conhecimento dentro das diversas organizações, e com os nossos times, isso não é diferente. Conhecendo e aplicando o planejamento estratégico, ficará bem mais tranquilo alcançarmos nossos objetivos junto a nossa equipe.
Inicialmente, podemos definir os conceitos de:
Planejamento estratégico: é o planejamento que envolve a organização como um todo;
Planejamento tático: é o planejamento que envolve as “unidades de negócio”, ou seja, as áreas e/ou os projetos do seu time;
Planejamento operacional: é o planejamento que envolve as tarefas do dia a dia da sua equipe.
Sendo assim, o planejamento estratégico, tático e operacional tem como um dos principais objetivos focalizar as energias do time para que os objetivos em comum sejam atingidos com mais facilidade, agilidade e qualidade. Como exemplo, imagine dois grupos de abelhas dentro de uma bola de praia que tem como objetivo mover-se para a direita:
Com clareza identificamos qual das duas bolas irá atingir esse objetivo com mais facilidade e agilidade: a bola 2. Isso se deve ao fato de todas as abelhas estarem aplicando suas forças para a mesma direção sem desperdiçar esforços. Daí a importância do planejamento em qualquer organização!
Podemos dizer que, de maneira simplificada, o planejamento estratégico, tático e operacional funcionam como um mapa, no qual se tem todo o direcionamento detalhado do que fazer para atingir os resultados esperados, o seu tesouro!
Para desenvolver esse mapa, existem inúmeras ferramentas e o uso de cada uma delas vai depender das necessidades do seu time e/ou do perfil dos seus projetos. Alguns exemplos são: Canvas Modelo de Negócio, Matriz SWOT, Matriz BCG, BSC (Balanced Scorecard), Forças de Porter e por aí vai… Assim, aconselhamos uma pesquisa mais abrangente nessas e em outras ferramentas para encontrar a melhor segundo suas necessidades.
Em nossa experiência, como time Enactus UNIFEI Itajubá o que vem funcionando bem e o que vamos compartilhar com vocês aqui em nosso Blog é sobre a aplicação dos OKR (Objectives and Key Results), uma ferramenta de planejamento estratégico que consiste num sistema de metas coletivas e individuais, e isso com o auxílio da técnica SMART para definição dessas metas. E claro, tendo como princípio a definição do MVV (Missão, Visão e Valores) do time, como vamos explicar detalhadamente a seguir.
Antes de colocarmos a mão na massa, vamos apresentar o esquema abaixo para ilustrar como tudo o que vamos utilizar se encaixa:
De maneira resumida, uma coisa é o desdobramento de outra! A partir da Visão, criamos objetivos para o time todo, o que chamamos de Objetivos Macro, os quais cada área e/ou projeto da sua equipe, criam seus próprios objetivos que contribuem para esses objetivos macro. E por fim, a partir dos objetivos de cada área e/ou projeto, são definidas as ações do dia a dia, ou seja, as atividades a serem desenvolvidas ao longo do ciclo/gestão que atinjam o objetivo da área/projeto e por consequência, a VISÃO do seu time! Ufa!
Agora que já entendemos de maneira geral como tudo se encaixa, vamos aos passos realizados para o desenvolvimento do planejamento estratégico em nosso time:
Passo ZERO: disposição e energia! É importante que todos do time tenham em mente que é um processo que irá requerer foco e dedicação de cada um para que todos sejam ouvidos e que nenhum item importante seja esquecido no resultado final do planejamento estratégico de vocês. Isso porque: para gerar maior engajamento no que precisará ser feito ao longo do ciclo/gestão é fundamental que todos sintam-se parte ativa nessa construção, gerando sentimento de dono em cada um dos membros.
Passo 1: Definir seu MVV (Missão, Visão e Valores) - Planejamento Estratégico
O que é: MVV é o primeiro passo para entender qual é a cultura do seu time, o porquê dele existir (missão), como vocês tomam suas decisões diariamente (valores) e para saber onde querem chegar (visão) daqui a um tempo preestabelecido.
Em relação ao planejamento tático e operacional, a visão é o início de tudo, como visto no esquema anterior. E para defini-la, faça um exercício de reflexão com seu time imaginando qual seria a “fotografia ideal” que gostariam de tirar daqui um, dois ou mais anos, conforme o planejamento que preferirem.
Exemplo: atualmente a visão do time Enactus UNIFEI Itajubá é: “Criar conexões para viabilizar o desenvolvimento de projetos e ações concretas que gerem impacto na comunidade itajubense.” Sendo válida, em nosso caso, por um ano somente.
Passo 2: Definir os Objetivos Macro - Planejamento Estratégico
O que é: Os objetivos macro (ou objetivos globais ou objetivos gerais) são desdobramentos da visão. Se imaginarmos que iremos seguir uma rota para chegar num destino final (visão), os objetivos macros são os pontos de parada obrigatórios. Eles correspondem a parte da visão, são qualitativos, têm prazo menor do que o da visão e podem ser divididos por categorias.
Exemplo: no time Enactus UNIFEI Itajubá, os objetivos macro têm prazo para 6 meses e, para o segundo semestre do ciclo 2020.2/2021.1 foram traçados três objetivos nas seguintes categorias:
Objetivo de Projetos: Estruturar a prospecção e realizar ações encaminhadas para a sustentabilidade do Pertinaz nos preparando para o ENEB 2022.
Objetivo Interno: Maior interação entre as áreas para manter motivação e desenvolver visão sistêmica para troca de gestão.
Objetivo Externo: Mapear e impactar nossa rede de contatos com ações concretas e conteúdos relevantes.
Passo 3: Definir os Objetivos Táticos - Planejamento Tático
O que é: Os objetivos táticos são os objetivos de cada área ou projeto e são desdobramentos dos Objetivos Macro. Eles também são qualitativos e acompanham o prazo dos objetivos macro. É nesse ponto que aplicamos a metodologia OKR.
A sigla OKR corresponde a Objectives and Key Results, que significa Objetivos e Resultados Chave (que carinhosamente chamamos de METAS). Esta metodologia foi criada na década de 70, por Andrew Grove, presidente da Intel e, atualmente, é usada em grandes empresas, como Google, Netflix, Spotify, Linkedin, Nubank e etc...
Para definir os objetivos táticos, cada área deve se questionar como podem contribuir para atingir cada um dos objetivos macro. Em seguida, devem ser traçadas metas (resultados chave) para cada objetivo. É a partir das metas que conseguimos mensurar o progresso do planejamento. Os membros das áreas devem refletir o que irá comprovar que os objetivos táticos foram atingidos. Para traçar as metas, o time Enactus UNIFEI Itajubá segue o modelo das metas SMART.
Metas SMART: SMART é um acrônimo para Specific (Específico), Measurable (Mensurável), Attainable (Atingível), Relevant (Relevante) e Time Based (Temporal). Sendo assim, a ferramenta considera uma meta inteligente quando ela cumpre esses 5 critérios.
Para saber se a meta é específica, mensurável, atingível, relevante e temporal, separamos algumas perguntas guia:
Específica: O que, exata e detalhadamente, iremos fazer?
Mensurável: O que determina o que será alcançado? Como iremos medir nosso progresso? O que indicará, numericamente, o progresso dessa meta?
Atingível: Essa meta é realista? Faz sentido para a nossa realidade e nosso cenário atual?
Relevante: Por que essa meta é importante? Está contemplando nossas prioridades e objetivos?
Temporal: Em quanto tempo alcançaremos essa meta?
Exemplo: Tomando como base o objetivo interno (e macro): “Maior interação entre as áreas para manter motivação e desenvolver visão sistêmica para troca de gestão”, a área de Gestão de Pessoas definiu as seguintes metas:
4 ações interativas com os membros do time até o fim do semestre (2021.1)
Pelo menos 1 pessoa interessada na Diretoria de GP até o início das inscrições das eleições
Aplicar 1 trilha de membros novos pós PSel (1 mês de duração)
1 Imersão Online com participação de 80% do time, em abril
Passo 4: Definir as atividades do dia a dia - Planejamento Operacional
O que é: No planejamento operacional é onde as metas são destrinchadas em ações rotineiras, ou seja, um plano de ação para cada meta, contendo responsáveis e prazos para cada atividade. É através desse plano que é feito o acompanhamento de todo o planejamento. O raciocínio é: se essa lista de atividades foram cumpridas totalmente, essa meta foi atingida. Se esse conjunto de metas foi atingido, esse objetivo tático foi atingido. Se os objetivos táticos de todas as áreas relacionadas a esse objetivo macro foram atingidos, então esse objetivo macro foi atingido. E se todos os objetivos macros foram atingidos, então a visão foi alcançada!
Exemplo: Para a meta: “1 imersão online com participação de 80% do time, em abril”, da área de gestão de pessoas foram definidas as seguintes ações:
Pesquisar com time assuntos de interesses
Responsável: Todos
Data inicial: 29/03
Data final: 04/04
Separar temas e materiais
Responsável: Kayuá e Nallian
Data inicial: 05/04
Data final: 11/04
Montar cronograma
Responsável: Todos
Data inicial: 12/04
Data final: 14/04
Realizar imersão:
Responsável: Todos
Data inicial: 16/04
Data final: 18/04
Forms de Feedback
Responsável: Kayuá
Data inicial: 19/04
Data final: 25/04
E como prometido, segue link da nossa SUPER PLANILHA 1 que talvez possa ajudar você e seu time durante a construção e acompanhamento das metas do planejamento das atividades AQUI.
Passo 5: Definir modo de acompanhamento
O que é: O acompanhamento é a forma de monitorar, atualizar e revisar o planejamento. Deve ter frequência constante para visualizar o progresso de cada área e agir conforme a necessidade do momento. Ele é feito diretamente pelo planejamento operacional, acompanhando o andamento das atividades e levantando questionamentos relevantes sobre a performance dos membros na realização das atividades.
Exemplo: no time Enactus UNIFEI Itajubá, estabelecemos uma frequência de 15 dias para o acompanhamento, ou seja, duas vezes no mês. A primeira do mês é feita por conversa em texto (geralmente whatsapp) e a segunda por reunião (chamada de vídeo ou encontro presencial) para uma conversa mais detalhada. Dessa forma, o planejamento está sempre atualizado, sem sobrecarregar os diretores com reuniões.
E agora, segue a SUPER PLANILHA 2 que traz um modelo de acompanhamento para registrar conversas quinzenais: NESSE LINK.
Passo 6: Relatório Mensal
O que é: A transparência é muito importante para manter o time alinhado com a situação atual e engajado com as atividades. Portanto, o acompanhamento do planejamento deve ser compartilhado com o time mensalmente, através de relatórios de porcentagens de progresso geral, das áreas e dos projetos. É preferível tirar um momento da última ou primeira reunião geral do mês para fazer essa transparência e abrir espaço para conversas e comentários em relação aos progressos.
Exemplo: Abaixo está um exemplo de relatório mensal do time Enactus UNIFEI Itajubá.
Para concluirmos, você lembra da pesquisa do The Economist no começo do artigo? Então, apesar da maioria dos executivos globais seniores reconhecerem a importância do planejamento estratégico nas organizações, 44% dos planos feitos por eles falharam, e isso se deve principalmente à comunicação.
Portanto, depois de toda a elaboração dos passos acima, é essencial o alinhamento com o todo o time do que foi construído e de maneira constante ao longo do ciclo. Assim, todos sabem onde o time pretende chegar e podemos “remar para a mesma direção”, focando nossas forças nos objetivos em comum.
Algo que pode funcionar bem é, logo após toda a estruturação do planejamento tático e operacional das áreas e/ou projetos ter-se uma apresentação geral para todos os membros do time de tudo que foi construído. E também, ao longo do semestre, ter definido de quanto em quanto tempo será feita a apresentação do acompanhamento dos “resultados” com base no planejamento: o que já foi feito, o que não, quais são as maiores dificuldades… Assim, nesse momento, todos podem ajudar-se e contribui diretamente para um time mais transparente! Por fim, o time ENACTUS UNIFEI ITAJUBÁ agradece por sua leitura e esperamos que a nossa experiência prática aqui compartilhada sobre planejamento estratégico possa ajudá-lo. Estamos à disposição para dúvidas, sugestões e muita troca em rede!
E lembrando que no site (http://www.enactus.org.br/our-program/enactus-training-center/) da Enactus Brasil temos à disposição no Enactus Training Center mais conteúdos para adicionar a sua pesquisa!
Abraço e até a próxima! :)