Registro de Horas: Por que é importante e como você pode se aproveitar dele
Atualizado: 21 de mar. de 2021
Olá, bem vindx ao BLOG do time ENACTUS UNIFEI Itajubá! Abaixo você irá encontrar um conteúdo sobre a importância do registro de horas além de uma SUPER PLANILHA que poderá ajudar bastante nesse processo! Vamos lá?
Você deve estar se perguntando sobre qual a importância de saber as horas trabalhadas em um projeto extracurricular ou em uma empresa. Talvez, se você for um universitário, após a reflexão essa resposta venha instantaneamente: “ora bolas, eu preciso cumprir minhas horas complementares para me formar, então preciso estar situado”.
Bem, errado você não está, porém, será que é apenas por isso que precisamos ter esse registro?
Através de um olhar um pouquinho mais crítico para o registro das horas, pode-se afirmar que um dos principais motivos para se ter esse levantamento, seja de um projeto ou uma empresa, é permitir que os gestores tenham uma análise do tempo trabalhado por cada indivíduo.
Com esse registro, os gestores podem analisar as horas trabalhadas por cada membro e, em seguida, tomarem decisões para estabelecer uma melhor estratégia de trabalho, evitando que tenham membros ociosos ou sobrecarregados, o que muitas vezes gera uma desmotivação e acaba influenciando no resultado do time como um todo.
Exemplificando tudo isso, de acordo com um estudo levantado pela Época Negócios em 2018, 61% das empresas que implementaram o registro e análise de horas trabalhadas tiveram melhorias na produtividade da equipe e nos resultados financeiros da empresa.
Então, essa prática é basicamente para análise e gestão do tempo que cada membro vem desempenhando, a fim do aumento da produtividade geral. Além de, quantificar o tempo trabalhado por cada membro durante seu período na instituição.
“Mas por que a Enactus Unifei Itajubá utiliza o apontamento das horas?”
No nosso time, além de utilizar o apontamento das horas para as funcionalidades citadas acima, nós necessitamos desse registro para enviarmos todas as informações necessárias para a Enactus Brasil, que gera os certificados de participação de cada membro.
“Ah, legal! Mas como eu posso fazer esse registro?”
Calma, calma... não é nada complicado. O apontamento das horas pode ser feito através de softwares ou da nossa lindíssima planilha.
Ficou interessado? Bora ver como essa ferramenta funciona!
O que nossa planilha faz:
Nosso modelo de planilha para registro e controle de horas trabalhadas no time foi desenvolvido na plataforma Google Sheets, para facilitar o acesso por todos os membros e a sincronização dos dados.
A planilha apresenta algumas funções que facilitam o controle do preenchimento e a visualização dos dados para geração dos relatórios necessários.
Se liga no que ela tem:
Horas mensais e totais dos membros
Reúne as horas totais e mensais de todos os membros do time. (Prontinho para enviar para a Enactus Brasil!!)
Histórico individual dos membros
Registra todas as atividades do membro durante o ciclo, calcula o total de horas coletivas e individuais além do resumo de horas mensais.
Histórico de atividade coletivas
Registra todas as atividades coletivas do time e calcula as horas trabalhadas por cada área/projeto e/ou demais categorias.
Horas mensais dos Projetos/Áreas
Permite a visualização das horas mensais trabalhadas por cada membro, filtrando por projeto ou área escolhida.
Por fim, também apresenta ferramentas que facilitam o uso para equipe responsável pelo registro das horas, como o controle de membros que já preencheram suas horas semanais.
“Mas deve ser um trabalhão manter todos esses dados!”
Se pensou isso, você está enganado! Confere os próximos tópicos para ver como o uso é simples!
Como nossa planilha funciona:
Aba de cadastro semanal
Nessa aba são registradas todas as atividades coletivas que o time teve durante a semana. No nosso time, essa responsabilidade fica com os diretores das áreas ou com os gerentes dos projetos, com o intuito de manter a organização e garantir que nenhuma atividade seja esquecida.
Durante a semana, cada membro tem a responsabilidade de copiar as atividades coletivas que participou da aba de cadastro semanal para a sua própria aba. E em seguida, acrescentar as suas atividades individuais, o que agiliza o cadastro das atividades.
Ao fim da semana, os responsáveis pela planilha recolhem as atividades de uma forma bem simples: é só copiar as atividades dessa aba e colar no histórico de atividades coletivas do time.
Deixa a gente adivinhar: Já está convencido e agora quer saber como adaptar isso para o seu time? Vem que vamos te contar!
Como usar nossa planilha para o seu time:
Cadastro de membros, projetos e áreas
Assim como todo o restante, é muito simples! Basta atualizar a aba abaixo para a situação atual do seu time, que a planilha irá atualizar as demais abas de cálculos e preenchimentos automaticamente.
Dê uma olhada no exemplo!
Por último, também é preciso duplicar a aba “Membro - Modelo” para todos os membros do seu time e nomeá-las de acordo com os nomes cadastrados no banco de dados.
E pronto, agora é só fazer uma cópia, adaptar e aproveitar!
CLIQUE AQUI PARA ACESSAR A PLANILHA!
Dicas do coração:
Registrar as atividades logo depois de concluí-las;
Restringir o cadastro de atividades aos diretores e/ou gerentes;
Não atrasar no recolhimento das horas;
Muita atenção ao nomear as abas individuais dos membros. Os nomes devem estar idênticos aos colocados no banco de dados. Cuidado com acentos, letras maiúsculas e espaços!;
Na planilha, deixamos manuais para o preenchimento e formatação dos dados e também para o recolhimento semanal. Não deixem de conferir!
Com isso, percebemos como é simples e importante esse apontamento de horas por diversas razões, seja por causa da transparência, controle, produtividade e outros afins.
Agora, depois de te mostrarmos como utilizar essa planilha, você poderá registrar as horas do seu projeto de uma maneira muito mais fácil! Sendo um ótimo aliado para a organização e também para a gestão da sua (e da nossa) equipe.
Ademais, essa contabilização de horas oferece uma forma de otimizar os processos dentro do time e deixá-lo ainda mais transparente!
No começo desse post, você pode não ter visto sentido no registro de horas ou até mesmo achado que esse processo fosse muito difícil. No entanto, te mostramos como registrar as horas trabalhadas pode ser proveitoso para a sua equipe e como essa ferramenta simples pode facilitar a gestão!
Não perca essa inovação e implemente para a sua equipe também!!
Por fim, o time ENACTUS UNIFEI ITAJUBÁ agradece por sua leitura e esperamos que a nossa ferramenta para o registro de horas trabalhadas compartilhada possa ajudá-los. Estamos à disposição para dúvidas, sugestões e muita troca em rede!
Obrigado e até o próximo conteúdo! <3